dokumen PL dilampirkan dengan surat undangan.

pertimbangan yang dapat dipertanggungjawabkan, sehingga sebelum mengundang peserta pengadaan harus ditentukan terlebih dahulu penyedia jasa yang mana yang dapat diundang dalam proses PL, hal ini dilaksanakan dengan mengadakan rapat persiapan kegiatan PL antara PPK dengan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan dapat juga dihadiri oleh Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) beserta staf teknisnya untuk meminta masukan penyedia jasa mana yang kapabel untuk pelaksanaan kegiatan PL yang akan dilaksanakan. Dari kegiatan ini munculah Berita Acara Hasil Rapat Persiapan yang memuat Dasar Pemilihan metoda pelaksanaan pengadaan dengan cara Penunjukan Langsung dan Dasar Pertimbangan pemilihan peserta PL yang akan diundang. Barulah setelah ada berita acara tersebut panitia dapat membuat surat undangan PL kepada peserta yang akan dijadikan peserta PL.
2. pengambilan dokumen prakualifikasi dan dokumen penunjukan langsung; atau dokumen prakualifikasi dan dokumen PL dilampirkan dengan surat undangan.
Untuk efektifitas waktu pelaksanaan dokumen prakualifikasi dan dokumen Penunjukan Langsung sebaiknya dilampirkan dengan surat undangan, sehingga tidak perlu lagi diadakan acara pengambilan dokumen prakualifikasi dan selanjutnya pengambilan dokumen penunjukan langsung setelah pengumuman prakualifikasi.
3. pemasukan dokumen prakualifikasi, penilaian kualifikasi,
pemasukan dokumen prakualifikasi, dilakukan sesuai jadual dalam surat undangan, dibuat daftar pemasukan dokumen prakualifikasi untuk kegiatan ini. Penilaian kualifikasi dapat dilakukan pada hari yang sama dan menghasilkan Berita Acara Hasil Penilaian Prakualifikasi dengan lampiran cek list hasil penilaiannya. Pada acara ini semua yang terlibat dalam proses pengadaan harus menandatangani Pakta Integritas.
4. penjelasan, dan pembuatan berita acara penjelasan;
Penjelasan (aanwijzing) PL dilaksanakan sesuai jadual dalam undangan, dari acara ini dihasilkan Berita Acara Hasil Penjelasan (Aanwijzing) beserta lampirannya; hasil tanya jawab dan perubahan/addendum Aanwijzing, dan Daftar Hadir Peserta dan Pejabat Pengadaan
5. pemasukan penawaran;
pemasukan penawaran dilakukan sesuai jadual, acara ini menghasilkan Berita Acara Pemasukan Penawaran dan daftar hadir peserta PL dan Pejabat Pengadaan
6. evaluasi penawaran;
Evaluasi penawaran dilakukan oleh pejabat pengadaan dan menuangkan hasilnya dalam Berita Acara Hasil Evaluasi Penawaran, evaluasi dilakukan dengan menilai kesesuaian antara semua persyaratan administrasi, (spesifikasi) teknis dan harga yang diminta di dalam dokumen pengadaan dengan yang ditawarkan oleh peserta PL.
7. negosiasi baik teknis maupun biaya;
Apabila terdapat penawaran teknis atau biaya yang dianggap tidak wajar atau tidak sesuai dengan yang ditentukan dalam dokumen pengadaan atau HPS yang telah ditentukan, maka pejabat pengadaan melakukan negosiasi teknis maupun harga yang ditawarkan peserta. atau apabila penawaran sudah sesuai dengan yang ditentukan pejabat pengadaan tetap harus melakukan negosiasi teknis atau harga untuk lebih mendapatkan penawaran yang lebih baik dari segi teknis maupun harganya.
Hasil negosiasi dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi Teknis dan Harga